Por Gustavo Regner, Gerente de BDO Becher y Asociados en las prácticas de Auditoría Interna y Procesos, www.bdobecher.com

Debía finalizarse el presupuesto ese mismo día, los números no
terminaban de cerrar y menos aún tenían sentido, lo único claro era
que el vencimiento era inamovible. De pronto alguien del equipo tuvo
la claridad necesaria y pudo finalmente desenmarañar esa maraña
matemático-contable-estimativa, llegando a una conclusión que
resultaba aceptable. Le envió un e-mail al resto del equipo con los
números finales. Con los importes definidos, un analista abrió una
planilla de cálculo en blanco en su computadora, estableció las
columnas y filas correspondientes (léase campos y registros
respectivamente por los más entendidos en bases de datos), las
encabezó y cargó uno a uno los datos recibidos. Guardó la planilla en
el disco rígido de su computador y envió una copia también por e-mail
a su jefe para obtener la pertinente aprobación; finalmente éste
último pudo enviar el ansiado presupuesto justo a tiempo. Algunos
meses después, hubo que explicar los desvíos que la realidad impuso
sobre los pronósticos. El jefe abrió la planilla electrónica que tenía
“guardada” en la casilla de “elementos enviados”; allí sólo vio un
grupo de columnas y números que no pudo entender. Llamó al analista
para que lo ayude, pero éste había borrado el archivo, tanto del disco
de su computadora como también de su mente tan pronto como había
enviado aquel correo. Entonces pidieron el auxilio de quien había
determinado los números, el que quedó perplejo mirando la pantalla
pero sin recordar absolutamente nada de cómo había conseguido obtener
esos resultados. Sus archivos le resultaban tan extraños y lejanos que
le era imposible poder explicar las diferencias.
Si esta escena le resulta familiar, no se sienta mal, usted no es el
único. Las políticas de manejo de las planillas de cálculo
generalmente no han estado dentro de los puntos de mejora o tareas
consideradas importantes por la mayoría de las compañías, sin importar
su tamaño.
Sin dudas, las planillas de cálculo constituyen una de las
herramientas más poderosas, útiles y, también, tan flexibles como
vulnerables con que cuentan las compañías para desarrollar sus tareas
diarias. Su uso está tan difundido que sería difícil hoy imaginar un
mundo sin ellas.
Ante este panorama, cabe preguntarse acerca de los motivos por los
cuales no se establecen políticas, se desarrollan procedimientos y se
adoptan prácticas que permitan que las planillas sean más seguras,
íntegras, confiables, es decir, que tengan un marco que las vuelvan
una fuente fidedigna de información.
Cuando decidimos abordar hace algunos años esta especialidad dentro de
las buenas prácticas de control interno, pensamos que teníamos por
delante un desafío más que interesante y, parafraseando el título del
famoso libro de Stephen Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente
efectiva”, pensamos en incorporar “Los 7 hábitos de las planillas
altamente confiables”. ¿Cuáles son estos hábitos? Veamos:

1. Inventario
No es posible controlar lo que no se conoce. En este caso, la primera
medida será identificar los procesos que la compañía considera
susceptibles de control. Esta identificación puede basarse en
cuestiones vinculadas a información de gestión sensible, reporte de
resultados, estimaciones, cierres contables y todo aquel proceso en el
que la información importante deba procesarse a través de Planillas de
Cálculo, sea en una etapa o en su totalidad.
Identificado el proceso, se deberá realizar un relevamiento que
permita identificar las Planillas de Cálculo utilizadas en el mismo.
Hecho esto es importante segregar las que son “Clave” de aquellas que
no cumplen otra función que la de soporte o, aún menos que eso, cuando
no cumplen ninguna función específica.
Seguramente, de un universo inicial a veces inimaginable de Planillas
utilizadas, se llegue a un nuevo escenario con muchos menos archivos,
pero todos importantes. Este nuevo universo se detallará,
identificará, creando de ser necesario, un glosario donde se detallen
sus usos y finalidades. De esta forma ya tenemos nuestro “Inventario
de Planillas de Cálculo”

2. Unificación y Racionalización
Como en el ejemplo inicial, es muy común que se generen tantas
planillas como requerimientos o necesidades de cálculo existan.
También es común que esas planillas no se parezcan unas a otras,
aunque versen sobre el mismo tema, sean generadas por la misma persona
y respondan al mismo requerimiento que les dio origen. Por esto es
importante estandarizar patrones de Planillas, estableciendo modelos,
unificando contenidos y minimizando la cantidad de documentos
circulantes a los necesarios para el logro de los objetivos buscados.

3. Control de Cambios
Una vez hecho el inventario, identificadas las planillas clave,
unificadas y parametrizadas, ¿podemos asegurar que los cambios y
actualizaciones introducidas pueden rastrearse y reconstruirse?; es
decir, ¿podemos aseverar que esos documentos electrónicos son
auditables?. Si bien es conocido que, en general, las planillas de
cálculo no poseen una función que permita realizar un control de
cambios, la solución a esta carencia puede ser más sencilla de lo que
muchos imaginan: Realizando un control de versiones, numerando las
sucesivas ediciones y nunca sobrescribiendo el documento original o de
base ni sus modificaciones posteriores. De esta manera, se podrá tener
la integridad de la “historia” de esa planilla y cómo la información
que contiene fue evolucionando con las distintas correcciones. Las
planillas de cálculo no cuentan, por ahora, con logs (o rastro) de
cambios, por lo que éstos deben ser generados por los usuarios. Al fin
y al cabo, son los primeros interesados en mantener claros y ordenados
sus papeles de trabajo.
Adicionalmente, es muy útil recurrir a un viejo truco que usaban
nuestros abuelos: hacer anotaciones. Al trabajar sobre papel, es común
hacer anotaciones aclaratorias al margen o junto a los datos, más allá
de los números y cuentas que pudiera haber, permitiendo que, cuando
posteriormente volvamos a verlos, podamos rápidamente recordar a qué
nos referíamos o de dónde surgieron los valores. Entonces, ¿por qué no
hacemos eso con las Planillas Electrónicas? … misterios de la
naturaleza. Adicionar una columna de Comentarios que permita incluir
citas, referencias, ayuda-memoria y todo aquello que haga de los
papeles de trabajo fuentes de evidencias claras y confiables nunca
estará de más.

4. Protección
Hemos logrado hasta aquí ordenar y unificar nuestras Planillas, para
que la tecla “Del” (o costumbre) de borrado no sea la que finalmente
eche por tierra nuestros esfuerzos, siempre es recomendable recurrir a
las funciones de protección de celdas, hojas y libros, no olvidando el
incluir contraseñas de lectura y/o escritura (dependiendo de la
necesidad) si la información es sensible. Esto último debiera ser una
obviedad, siendo que este trabajo lo estaremos realizando sobre
Planillas catalogadas como “Clave”, cuyos contenidos definimos
previamente como Críticos.
El lector menos avisado podría dar cuenta que lo anteriormente
expuesto resulta de las prácticas más básicas pero, lamentablemente,
menos difundidas. Aun recordamos el caso de un ajuste de varios miles
de dólares propuesto por un auditor a una compañía que omitió
incorporar protecciones de hoja y celdas, lo que permitió que alguien
inserte filas de manera accidental a una hoja de cálculo y determine
las existencias de bienes erróneamente. Increíblemente nadie lo notó
sino hasta que fue incorporado a los estados contables.

5. Archivo
“Perdí la información”, “se borró”, “estaba en otra máquina”, “lo
grabé en un CD, pero no sé dónde lo dejé” y tantas otras frases
célebres pueden oírse al momento de intentar recuperar un archivo si
el mismo no aparece. Es recomendable destinar un espacio en la red
corporativa para que la información pueda ser “subida” y guardada
eficazmente. Resta aclarar que la red deberá contar con las debidas
medidas de back-up, re-store y disponibilidad que permitan asegurar un
adecuado resguardo de la información. En este punto, el foco no será
la planilla, sino el continente, esto es, la red. Será objeto de
próximos artículos el desarrollo de este punto.

6. Acceso
Si bien el mantener la información en discos compartidos de la red
corporativa nos brinda cierta seguridad, ¿sabemos realmente con quién
estamos compartiendo esa información? Por definición, la red de la
organización es de acceso general al personal de la misma. Por eso es
recomendable que la información sensible se encuentre en sitios
especiales con accesos restringidos según definiciones de
responsabilidad. Recordemos: las planillas de cálculo no llegan a
tener las características de los sistemas seguros pues de hecho no lo
son. Se trata de herramientas. No poseen perfiles configurables para
su uso, pero sí podemos lograr que quienes acceden a ellas lo hagan
con los permisos adecuados, acotando de esa manera el riesgo de
errores involuntarios (o no).

7. Comunicación y Capacitación
Finalmente, ninguno de los puntos anteriores tendrá sentido si no se
establecen mecanismos que permitan difundir estas prácticas, darles
fuerza a través de normas y procedimientos e inculcar en la gente la
necesidad de trabajar dentro de estos parámetros. Si no se logra
unificar esfuerzos, será el entusiasmo de un reducido grupo de
idealistas, nada más. En igual sentido, es importante incorporar
prácticas de auditoria sobre las planillas de cálculo, no sólo a
través del cumplimiento de las normas que pudieran aplicarse, sino
sobre las mismas planillas, validando su contenido y continente.

En conclusión, pueden ensayarse muchos argumentos respecto del por qué
hasta hoy no se implementó en forma masiva un adecuado enfoque y
tratamiento consecuente de las Planillas de Cálculo. No obstante,
quienes aún no lo hayan hecho, se hallan frente a un desafío no menor:
asegurar la confiabilidad, integridad y seguridad de un desconocido
volumen de información que generan a diario.

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